Aynı KPI neden farklı sonuç verir?

“Dönüşüm”, “aktif müşteri” veya “zamanında teslimat” gibi ifadeler tek başına yeterli tanım değildir. Yönetim bu sayıyla hangi kararı verecekse, ölçüm de o kararı destekleyecek biçimde sınırlandırılmalıdır.

Önce hangi olayın sayıldığını bulun

Bir form tıklaması, formun gönderilmesi, CRM kaydı oluşması ve nitelikli bir talep farklı olaylardır. Aynı biçimde sipariş adedi ile teslimat adedi, müşteri sayısı ile sözleşme sayısı farklı birimlerdir.

Bir rapor müşteri, diğeri sözleşme sayıyorsa yalnız toplamları eşitlemeye çalışmak sorunu çözmez. Önce her satırın neyi temsil ettiğini yazın. Veri tutarlılığı, aynı şeyin farklı kayıtlarda çelişmemesiyle ilişkilidir. Government Data Quality Framework.

Her metrik için kısa bir sözlük oluşturun

KPI kaydı aşağıdaki bilgileri içersin:

• Karar: Sonuç değişirse hangi eylem değerlendirilecek?
• Tanım ve birim: Tam olarak ne sayılıyor veya ölçülüyor?
• Pay ve payda: Oran ise hangi kayıtlar iki gruba giriyor?
• Zaman: Hangi tarih alanı, saat dilimi ve dönem kullanılıyor?
• Kapsam: Hangi ürünler, ekipler veya müşteriler dahil?
• Hariç tutulanlar: Testler, iptaller, mükerrerler nasıl ele alınıyor?
• Kaynak ve güncellik: Hangi sistem, hangi son işlenme zamanı?
• Sorumlu ve sürüm: Tanımı kim koruyor; en son ne değişti?

Bu sözlük yalnız raporu hazırlayan kişinin bilgisayarında kalmamalı. Raporu okuyan kişi de kullanılan tanıma ulaşabilmeli.

Farkı kayıt gruplarına ayırın

Bir haftalık örnekte A raporu 12 talep, B raporu 9 talep gösteriyor olsun. Karşılaştırma sonucunda A'da iki test ve aynı karar için tekrarlanmış bir başvuru bulunduğu anlaşılsın. Böylece üç kayıt farkı açıklanabilir.

Bu örnek, her farkın test veya mükerrerden kaynaklandığı anlamına gelmez. Birleşik kayıt listesinde “yalnız A”, “yalnız B” ve “ikisinde de var” gruplarını oluşturun. Her farkın nedenini sınıflandırın. Kayıt kimliği yoksa güvenilir eşleştirme yapılamadığını belirtin; tahmini eşleşmeleri kesin sonuç saymayın.

Oranlarda dönem ve paydayı koruyun

Bu hafta gönderilen teklifleri, bu hafta kazanılan işlere bölmek aynı fırsat grubunun dönüşümünü göstermeyebilir. Kazanılan işler eski tekliflerden gelmiş olabilir. Dönüşüm sorusu için aynı başlangıç grubunu, yani aynı kohortu izleyin; henüz sonuçlanmayan kayıtları ayrıca gösterin.

Sıfır payda varsa oran hesaplanamaz. Veri gelmemiş olması da gözlenen sıfırla aynı değildir. Eksik veri, sıfır sonuç ve henüz olgunlaşmamış dönem raporda farklı durumlar olarak görünmelidir.

Tanım değişikliğini geçmişe sessizce uygulamayın

KPI tanımı değiştiğinde tarihini ve gerekçesini kaydedin. Geçmiş yeniden hesaplanabiliyorsa hangi dönemlerin yeni kuralla üretildiğini belirtin. Hesaplanamıyorsa seride bir tanım kırılması olduğunu gösterin.

Uzlaştırmanın sonunda ortak tanım, açıklanmış farklar ve açık kalan kayıtlar elde edilmelidir. Yeni bir panel kurmadan önce bu üç çıktının netleşmesi, hangi teknik düzeltmeye ihtiyaç olduğunu gösterir.

Bir yönetim sorusunu etkileyen veri veya tanım uyuşmazlığı için Probe ile ilk inceleme kapsamı belirlenebilir. Hangi iki sonucun uyuşmadığını ve hangi kararı etkilediğini anlatın.