İş sorunlarında kök neden analizi: açıklamayı nasıl sınarsınız?

Teslimat gecikmesi, müşteri kaybı veya yeniden işleme artışı farklı süreçlerden kaynaklanabilir. İnceleme, çözümü seçmeden önce sorunun nerede, ne zaman ve hangi koşullarda ortaya çıktığını netleştirmelidir.

Belirtiyi gözlenebilir biçimde tarif edin

“Ekip yeterince hızlı çalışmıyor” ifadesi bir yorumdur. “Aynı ürün grubunda sipariş onayı ile sevkiyat arasındaki süre uzadı” ifadesi ise kayıtlarla incelenebilir. Başlangıç tanımına dönem, kapsam, ölçüm yöntemi ve karşılaştırma grubu ekleyin.

Sorunun görülmediği durumları da kaydedin. Gecikme yalnız belirli ürünlerde mi, belirli büyüklükteki siparişlerde mi, yoksa bütün işlerde mi var? Bu ayrım, açıklamaları daraltmaya yardımcı olur.

ASQ'nun kök neden analizi çerçevesi, açık problem tanımını, veri geçerliliğini ve olası nedeni kanıtla seçmeyi birlikte ele alır. ASQ, Root Cause Analysis.

Birden fazla açıklamayı açık tutun

İlk açıklamayı test etmeden çözüm planına çevirmeyin. Örneğin gecikme için kapasite eksikliği, onay bekleme, malzeme kesintisi veya sipariş karmasındaki değişim düşünülebilir. Bunlar inceleme adaylarıdır.

Her açıklama için kısa bir test kartı hazırlayın:

• Açıklama doğruysa hangi kayıtta ne görmeyi bekleriz?
• Hangi karşı örnek bu açıklamayı zayıflatır?
• Bu kayda erişebiliyor muyuz; tanımı güvenilir mi?
• Başka hangi açıklama aynı belirtiyi üretebilir?
• Sonraki incelemeyi kim ve ne zamana kadar yapacak?

“Beş neden” gibi bir teknik, düşünceyi açmaya yardımcı olabilir. Zincirin her halkasına doğrulanmış neden muamelesi yapmak yerine ilgili kaydı veya gözlemi arayın. İş sorununun birden fazla katkıda bulunan nedeni olabilir.

Zaman sırasını ve karşı örnekleri inceleyin

Bir üretim örneğinde gecikmelerin personel değişiminden sonra başladığı düşünülüyor olsun. Takvimler karşılaştırıldığında ürün karmasının da aynı dönemde değiştiği görülürse, yalnız tarihlerin çakışmasına bakarak nedeni belirlemek mümkün olmaz.

Benzer ürün ve sipariş koşullarını karşılaştırın. Onay bekleme süresi, üretim süresi ve sevkiyat beklemesini ayrı inceleyin. Bir aşamanın hızlı olması toplam sürenin de kısa olduğu anlamına gelmez. Kayıtlar ayrımı yapmaya elvermiyorsa sonucu daraltın: neden doğrulandı demek yerine hangi açıklamaların açık kaldığını yazın.

İncelemeyi karar verebilir bir bulguya dönüştürün

Her aday açıklamayı “destekleniyor”, “zayıfladı” veya “henüz sınanamadı” gibi anlaşılır bir durumla kaydedin. Kullanılan kayıt ve sınırını yanına ekleyin. Bu durumlar istatistiksel güven düzeyi değildir; inceleme durumunu anlatır.

Bir bulgu belirli bir süreç adımını işaret ediyorsa, önerilen değişikliğin hangi sonucu etkilemesi beklendiğini tanımlayın. Değişiklik sonrası kontrol aynı tanımla yapılmalıdır. Güvenlik veya teknik uygunluk gerektiren müdahaleler ilgili uzmanların sorumluluğunda değerlendirilir.

Yazılı sonuçta açık kalan sorular da bulunsun

İyi bir teşhis, ulaşılan sonucu ve o sonuca neden güvenildiğini birlikte açıklar. Karşı örnekleri, veri boşluklarını ve sonraki testleri de görünür tutar. Böylece yönetim, hangi adımın yeterli kanıta dayandığını değerlendirebilir.

Birkaç açıklamanın yarıştığı önemli bir iş sorunu için Verdict, kanıttan sonuca uzanan kapsamlı teşhise odaklanır. Gözlediğiniz sorunu ve vermeniz gereken kararı anlatın.