Yönetim için karar notu nasıl hazırlanır?

Toplantıdan önce hazırlanan bu not, özellikle farklı ekiplerin aynı konuya farklı bilgiyle yaklaştığı durumlarda işe yarar. Tek bir sayfaya sığdırmak zorunlu değildir. Ama ana kararın bulunması için uzun ekler arasında arama yapılmamalıdır.

İlk bölümde istenen kararı yazın

“Yeni depo projesi hakkında” gibi bir başlık yerine kararın fiilini belirtin: seçenek karşılaştırması mı, belirli bir kapsamın onayı mı, yoksa ek inceleme için süre ayrılması mı isteniyor?

Karar sahibi, hedef tarih ve kararın kapsadığı sınır aynı bölümde bulunsun. Bir ön değerlendirme ile geri dönüşü zor bir taahhüdü aynı onay cümlesine yerleştirmeyin. Notu okuyan kişinin hangi yetkiyi kullanacağı anlaşılır olmalıdır.

Gerçek seçenekleri ortak ölçütlerle karşılaştırın

Yalnız tercih edilen seçeneği ayrıntılandırmak karşılaştırmayı eksik bırakır. Uygulanabilir alternatifleri belirleyin; gerektiğinde mevcut düzeni sürdürme veya kararı erteleme seçeneğini de değerlendirin. Her seçeneği aynı sorularla okuyun.

NASA'nın karar analizi rehberi seçeneklerin, değerlendirme ölçütlerinin ve belirsizliklerin birlikte kaydedilmesini ele alır. NASA, Decision Analysis.

Her seçenek için kısa bir kart kullanılabilir:

• Beklenen sonuç ve bunun dayanağı.
• Gereken kaynak, zaman ve bağımlılıklar.
• Henüz doğrulanmamış koşullar.
• Kabul edilemez hale getirecek bulgu.
• Geri dönüş veya kapsamı küçültme imkanı.

Ölçütleri sonuç belli olduktan sonra tercih edilen seçeneği öne çıkarmak için değiştirmeyin. Ölçüt değişmesi gerekiyorsa nedenini açıkça kaydedin.

Gözlemi, yorumu ve varsayımı ayırın

“Son dönemde üç teslimat gecikti” bir kayıtla desteklenebilen gözlem olabilir. “Sorun kapasite eksikliği” bunun açıklaması olarak ileri sürülebilir. “Ek kapasite aynı gecikmeleri önleyecek” ise henüz sınanması gereken başka bir iddiadır.

Not içinde bu üç ifadeyi aynı kesinlikle yazmayın. Her önemli bulgunun kaynağına erişilebilsin. Karşı görüş varsa hangi kanıta dayandığını ekleyin. Belirsizliğin büyüklüğü ölçülemiyorsa kesin yüzdeler vermek yerine hangi koşulun açık kaldığını belirtin.

Öneriyi koşul ve sorumluyla tamamlayın

Bir örnekte bir şirket, yeni depoya geçiş ile mevcut depoda yerleşim değişikliğini karşılaştırıyor olsun. Not yalnız “yeni depoya geçelim” demekle kalmamalı. Önerinin hangi hacim, geçiş süresi ve hizmet koşullarına dayandığını; hangi kaydın hâlâ doğrulanması gerektiğini göstermeli.

Öneri ek inceleme gerektiriyorsa beklenen çıktıyı ve sahibini belirtin. Karar verildiğinde onaylanan seçeneği, koşulları ve varsa önceki öneriden farkını kaydedin. Analizin önerisi ile yönetimin nihai kararı ayrı alanlarda kalabilir.

Notun daha sonra da kullanılmasını sağlayın

Bir sürüm tarihi, ilgili planın adı ve sonraki gözden geçirme koşulu ekleyin. Müşteri takvimi değişirse, tedarik teklifi geçerliliğini yitirirse veya pilot beklenen sonucu vermezse hangi kararın yeniden açılacağı belli olsun.

Karar notu farklı seçenekleri ve yönetim talebini bir araya getirir. Tek tek varsayımların ayrıntılı kayıtları ise destekleyici eklerde tutulabilir. Böylece ana metin okunabilir kalırken gerekçe izlenebilir olur.

Mevcut bir planı taahhüt öncesinde değerlendirmek için Countersign yazılı ikinci görüş sunar. Karar konusunu ve hedef tarihinizi paylaşın.